Veri Saklama İmha Politikası

DENİZ MOTORLUARAÇLAR YATIRIM ANONİM ŞİRKETİ

VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

Hazırlayan:

Deniz Motorlu Araçlar Yatırım Anonim Şirketi

Versiyon:

.1

Yürürlük Tarihi:

02.10.2023

1. GİRİŞ.. 4

1.1  Amaç. 4

1.2  Kısaltmalar ve Tanımlar. 4

1.3.   Politikanın Kapsamı ve Kişisel Veri Sahipleri 6

2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI 6

3. KAYIT ORTAMLARI 7

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR.. 7

4.1  Saklamaya İlişkin Açıklamalar 7

4.1.1  Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler 7

4.1.2  Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları 8

4.2    İmhayı Gerektiren Sebepler. 8

5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER.. 9

5.1  Teknik Tedbirler 9

5.2  İdari Tedbirler 10

6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ 10

6.1  Kişisel Verilerin Silinmesi 10

6.2  Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 12

6.3  Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi 12

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ 12

8. PERİYODİK İMHA  SÜRESİ 14

9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI 14

11.     POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN  KALDIRILMASI 14

1. GİRİŞ
   1. Amaç

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Deniz Motorlu Araçlar Yatırım Anonim Şirketi (“Deniz A.Ş.”) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin süreçleri ve usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Bu Politika; Deniz A.Ş., Deniz A.Ş. çalışanları, çalışan adayları, hissedarları, tedarikçileri, ziyaretçileri ve Deniz A.Ş. ile ilişkili diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını amaçlamaktadır.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin süreçler, Deniz A.Ş. tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan bu Politika’ya uygun olarak gerçekleştirilir.

1. Kısaltmalar ve Tanımlar

1.3.   Politikanın Kapsamı ve Kişisel Veri Sahipleri

Bu Politika;  otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, Deniz A.Ş. Hissedarları, iş ortakları, Deniz A.Ş. Çalışanları, Deniz A.Ş. Yönetim Kurulu üyeleri, Çalışan Adayları, Tedarikçiler, Ziyaretçiler ve Üçüncü Kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Şirketimiz tarafından işlenen kişiler için hazırlanmıştır ve bu belirtilen kişiler kapsamında uygulanacaktır. Bu Politika, hiçbir şekilde tüzel kişilere ve tüzel kişi verilerine uygulanmayacaktır. 

Bu kapsamda işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahipleri aşağıdaki gibidir:

1. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

Deniz A.Ş. ve Deniz A.Ş.’nin içerisinde İlgili Kişilerin kişisel verilerine erişim yetkisine sahip tüm birimler ve çalışanları, Politika ve ilgili mevzuat kapsamında alınan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlemeyi amaçlar. 

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanlar aşağıdaki gibidir.

1. KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, Deniz A.Ş. tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

1. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Deniz A.Ş. işlediği Hissedarlarının, Çalışanlarının, Çalışan Adaylarının, Tedarikçilerinin, Ziyaretçilerinin kişisel verilerini, işleme amaçlarına uygun sürelerle ve kişisel verinin tabi olduğu ilgili mevzuatın öngördüğü sürelerle sınırlı olarak, yine mevzuata uygun olan saklama ortamlarında muhafaza eder ve imhayı gerektiren sebeplerden birinin gerçekleşmesi halinde silerek, yok ederek veya anonim hale getirilerek imha eder. 

1. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler 

Deniz A.Ş. faaliyetleri çerçevesinde işlediği kişisel verileri, aşağıdaki ilgili mevzuatta öngörülen sürelerle sınırlı olarak saklar. Bu kapsamda kişisel veriler;

1. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
2. 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
3. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
4. 4857 sayılı İş Kanunu,
5. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
6. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
7. 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu
8. 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
9. 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
10. İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
11. Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen zamanaşımı süreleri ile sınırlı olarak saklanmaktadır. 

1. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

1. Deniz A.Ş., ilgili kişilerin fotoğraf, sağlık bilgilerine ilişkin kişisel verilerini açık rızaya dayanarak aşağıdaki amaçlarla saklar
2. Deniz A.Ş., faaliyetleri çerçevesinde açık rızaya ihtiyaç duymaksızın işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.
3. İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
4. İletişimi sağlamak.
5. İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
6. VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halinde güncellemek.
7. Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
8. İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine getirmek.
9. Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
10. Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
11. Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi

4.2. İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

1. İşlenmesine esas teşkil eden sebebin son bulması, ortadan kalkması
2. İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya yürürlükten kalkması,
3. İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
4. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
5. KVKK’nın 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun kabul edilmesi,
6. Kurul’a yapılan şikâyet sonucunda; Kurul kararı gereği
7. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, hallerinde, imhayı gerektirir sebebin ortaya çıkmasını müteakip ilk imha periyodunda resen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
8. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Deniz A.Ş., Kişisel Verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12 nci maddesi ve 6 /4 fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri alır.

1. Teknik Tedbirler

Deniz A.Ş. tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

1. Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır. 
2. Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır. 
3. Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
4. Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır. 
5. Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur. 
6. Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
7. Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.         
8. Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
9. Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
10. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.  
11. Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
12. Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.   
13. İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir. 
14. Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.             
15. Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir. 
16. Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır. 
17. Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır. 
18. Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.      
19. Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
20. Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
21. Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.  
22. Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır. 
23. Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır. 
24. Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır. 
25. Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir. 
26. Sızma testi uygulanmaktadır.
27. Şifreleme yapılmaktadır. 
28. Fiziksel sunucuların güvenliği parmak izi okuyucu güvenlik sistemi kullanarak sağlanmaktadır.

İdari Tedbirler

Deniz A.Ş. tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

1. Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri hakkında eğitimler verilmektedir.
2. Deniz A.Ş. tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
3. Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
4. Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
5. Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
6. Şirket içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
7. Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.

1. KİŞİSEL VERİLERİN İ M H A TEKNİKLERİ

Paragraf 4.2 de belirtilen imha sebeplerinin ortaya çıkması üzerine kişisel veriler, Deniz A.Ş. tarafından resen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler aşağıda belirtilen yöntemlerle silinir.

1. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel veriler, Deniz A.Ş. tarafından aşağıda belirtilen yöntemlerle yok edilir.

1. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel veriler anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

Deniz A.Ş., kişisel verileri anonimleştirmemektedir.

1. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Deniz A.Ş., faaliyetleri kapsamında işlenmekte olduğu kişisel verilerle ilgili olarak;

1. Veri bazında saklama sürelerini Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
2. Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
3. Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında açıklamaktadır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Deniz A.Ş. tarafından güncellemeler yapılır.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için resen silme ve/veya yok etme işlemi Deniz A.Ş. Bünyesinde oluşturulan Kişisel Verileri Koruma Komitesi ve üyeleri tarafından yerine getirilir.

1. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Deniz A.Ş.’nun, periyodik imha süresi 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, Deniz A.Ş. her yıl Şubat ve Eylül aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

1. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) olmak üzere fiziki ortamda yayımlanır. 

1. POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

1. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

Politika, Deniz A.Ş. içinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politikanın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile saklanır.